Paragraaf bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de belangrijkste ontwikkelingen en de stand van zaken binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Organisatieontwikkeling

Om beter te kunnen inspelen op de veranderingen in de samenleving, de inhoudelijke ambitie van de gemeenteraad, en de veranderde rol van de gemeentelijke overheid is de transitie van de organisatie ingezet. Het Raadsakkoord Aan de Slag! geeft aan dat het gemeentelijk apparaat kwalitatief, effectief en efficiënt moet zijn ingericht en dat daar een cultuurverandering voor nodig is. Dit is een traject van langere adem.

De gemeenteraad heeft met de vaststelling van de begroting 2020 voor de jaren 2020 – 2023 een bestemmingsreserve Transitie Organisatie vastgesteld. Om het verloop van de reserve transitie organisatie te volgen is een monitor opgesteld. In de monitor wordt zichtbaar gemaakt hoe het staat met de benutting van de reserve transitie organisatieontwikkeling. Ook worden de kwalitatieve doelstellingen van de organisatieontwikkeling gevolgd.

Transitie Organisatie
verloop 2019 t/m 2023

Reserve Transitie Organisatie

Besteding2019

Besteding 2020

Verwachte besteding 2021

Verwachte besteding 2022

Verwachte besteding 2023

Verwachte stand reserve ultimo 2023

Frictiekosten a.g.v. strategisch P-Beleid

680.750

-95.787

-203.855

-215.000

-63.000

-101.000

2.108

Incidentele knelpunten organisatie

351.500

-247.382

-62.342

-40.000

-

-

1.776

Vitaliteitsregeling

370.000

-

-

-100.000

-90.000

-80.000

100.000

Overbrugging transitieperiode

529.000

-

-172.000

-263.500

-93.500

-

-

Stelpost niet voorziene frictie

150.000

-

-17.235

-75.000

-50.000

-

7.765

Projectkosten begeleiding

180.000

-

-46.420

-12.500

-60.000

-

61.080

Totaal

2.261.250

-343.169

-501.852

-706.000

-356.500

-181.000

172.729

Het benutten van de reserve gaat gepaard met verdere afbouw van kosten voor advies en inhuur, met de bedoeling om meer in eigen huis te doen. Tevens zijn inverdieneffecten voorzien door onder meer optimalisering en digitalisering van processen.

De vastgestelde organisatievisie is richtinggevend. De transitie beoogt een gezonde balans tussen de ambitie, de benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) en het geld (de beschikbare budgetten).

In 2020 was al een grote stap gemaakt voor het op orde krijgen van de personele formatie. In 2021 is de bezetting nagenoeg op orde, echter veel vaste formatieplaatsen worden nog ingevuld door tijdelijke inzet van inhuurkrachten. Dit als gevolg van een krappe gemeentelijke arbeidsmarkt en moeilijk vervulbare functies.

Desalniettemin zijn in 2021 gunstige bewegingen in het personeelsbestand die bijdragen aan de doelstellingen van de organisatieontwikkeling. Zo is het aantal inhuurkrachten al lager, is de gemiddelde leeftijd aan het dalen, stijgt het opleidingsniveau, is er een interne doorstroming van medewerkers en zijn inhuurkrachten in vaste dienst gekomen. De verwachting is dat deze trend zich in 2022 zal voortzetten.

Incidentele middelen worden ingezet voor strategisch personeelsbeleid, waaronder de in november 2019 vastgestelde vitaliteitsregeling. 18 medewerkers doen mee met de regeling. In 2022 zullen de uiteindelijke financiële en bedrijfsvoeringstechnische effecten merkbaar zijn.

Door wet- en regelgeving dient de gemeente te voorzien in taken die vooralsnog niet structureel in de begroting zijn opgenomen. Het gaat om taken omtrent rechtmatigheid en privacy. Tevens zijn er functies in de organisatie die nog niet structureel financieel zijn verankerd, zoals projectleiders. Daar waar mogelijk zullen de kosten van de inzet van projectleiders verhaald worden via de grondexploitaties.

Ondanks de Coronamaatregelen en de dynamiek van de organisatieontwikkeling, zijn alle onderwerpen uit het Raadsprogramma Aan de Slag! opgepakt en veel is al afgerond. Ook in 2022 zal de focus liggen op de uitvoering en verdere uitwerking van hetgeen in 2021 in gang is gezet. De perspectiefnota 2022-2025 is hiertoe richtinggevend. Om de inhoudelijke ambitie uit te kunnen voeren zal evenwel het benutten van tijdelijke inhuurcapaciteit noodzakelijk blijven, bijvoorbeeld voor tijdelijk extra capaciteit of voor inzet van kwaliteit die we niet structureel nodig hebben.

Voor de interne organisatie hebben de verbeteracties in 2022 betrekking op de volgende aandachtsvelden: Personeel & Organisatie, Kwaliteitszorg (P&C), Informatiemanagement, Werkprocessen, Dienstverlening en Participatie. Ook de manier van werken in relatie tot de bezetting en het gebruik van het gemeentehuis en de locatie van Vraagwijzer zullen nader belicht worden, mede ingegeven door de ervaringen tijdens de coronaperiode. Bepaald wordt op welke wijze ‘het nieuwe normaal’ bijdraagt aan werkbaarheid, effectiviteit en doelmatigheid van onze bedrijfsvoering en dienstverlening.

Dienstverlening

Kern- of gebiedsgericht werken, participatie en de implementatie van de Omgevingswet vragen aandacht voor de veranderende rol van de gemeente en haar medewerkers, en om een cultuuromslag in werken en denken. Het gaat dan om een sterke dienstverlenende houding, die van de medewerkers vraagt om vanuit het perspectief van onze inwoners, ondernemers en organisaties te denken en handelen.

Om adequaat te reageren op de diverse ontwikkelingen en behoeften blijft de gemeente werken aan een eigentijdse dienstverlening. Dit doen we op basis van de door de raad in 2019 vastgestelde Visie Dienstverlening. Hiervoor is al een structureel budget in de begroting 2021 opgenomen van € 60.000.

ICT

Voor de ICT-omgeving is de gemeente Steenbergen aangesloten bij het samenwerkingsverband Equalit. Deze samenwerking draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van onze processen en informatievoorziening, de vermindering van de kwetsbaarheid van onze organisatie, en aanbestedingsvoordelen op het gebied van ICT. De gemeente Steenbergen heeft al profijt van de eerste aanbestedingsvoordelen, die in 2022 effectief zullen zijn.

Equalit ontwikkelt zich van een beheersorganisatie (“u vraagt, wij draaien”) naar een ontwikkelorganisatie die ook goed beheert (“een share met collectieve verantwoordelijkheid”). De 11 aangesloten gemeenten staan voor dezelfde uitdagingen op het gebied van dienstverlening aan inwoners, ondernemers en instellingen. Hierom is een zogenaamde roadmap opgesteld, waarin gezamenlijke prioriteiten zijn gesteld. Deze prioriteiten sluiten aan op de behoefte van de samenleving, actuele wet- en regelgeving, en technische mogelijkheden.

Door de verdergaande digitalisering enerzijds en de samenwerking binnen Equalit anderzijds zal ICT niet goedkoper maar wel minder duur worden. Binnen de werkwijze van Equalit staat samenwerken vanuit solidariteitsbeginsel centraal. We delen en bouwen samen kennis op en dragen samen de lasten en profiteren allen van de voordelen. Het huidige verrekenmodel van Equalit gaat vooral uit van het doorbelasten van kosten voor diensten, hardware en applicaties per account naar de gemeente. Om aan te sluiten bij de hiervoor geschetste doorontwikkeling van Equalit, en om de deelnemers van Equalit meer inzicht en invloed te geven op het kostenpatroon van de eigen organisatie, is een nieuw verrekenmodel in voorbereiding, dat via een solidariteitsfonds gestaffeld in 4 jaar zal worden ingevoerd, met ingang van 2022.

Om de ontwikkelen te kunnen volgen en de juiste keuzes te kunnen maken, stellen we een ICT begroting op die beter inzicht geeft in de meerjarige financiële effecten van ICT. Hiertoe zijn de oorspronkelijk begrootte budgetten ten behoeve van de migratie naar Equalit en de reële kosten vanaf 2018 tot heden in beeld gebracht, en is het budgetbeheer voor ICT in de organisatie gecentraliseerd.

Enerzijds zijn er besparingen, bijvoorbeeld door opschoning van het applicatielandschap en aanbestedingsvoordelen. Deze zullen de komende jaren hun effect hebben. Anderzijds zien we ten opzichte van de aanvankelijke ICT-begroting, die opgesteld was ter voorbereiding van de migratie naar Equalit, een stijging van de kosten. Oorzaken hiervan zijn onder meer prijsindexering, toename van extra accounts door (al dan niet tijdelijke) formatie-uitbreiding, verdergaande digitalisering (die en versnelling kreeg door corona) en noodzakelijke vernieuwing van apparatuur.

Op basis van de roadmap worden de ICT ontwikkelingen in beeld gebracht en een meerjarig financieel perspectief opgesteld. Zodoende worden de investeringen in relatie gebracht met de doelstellingen op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering.

Financiën, planning en control

We werken continu aan de verbetering van de planning en control documenten, zodat de kaderstellende en controlerende rol van de raad beter ondersteund wordt. In de programmabegroting van 2021 zijn maatschappelijke effecten opgenomen. Deze lijn is in de begroting 2022 voortgezet. Voor elk programma zijn maatschappelijke effecten, doelstellingen en activiteiten beschreven en met elkaar in samenhang gebracht. Het raadsakkoord “Aan de Slag!” en de vastgestelde perspectiefnota 2022 – 2025, “Vitale Kernen, Vitale Gemeente” zijn hiervoor richtinggevend. De (effect)indicatoren geven aan in welke mate de wenselijke maatschappelijke effecten benaderd worden. De komende periode zal vooral benut worden om de indicatoren verder door te ontwikkelen. Dat doen we samen met het auditcommittee.

Om de begroting inzichtelijker te maken, is gewerkt aan een dashboard op productniveau. Deze is in 2021 verder verfijnd. Met het dashboard wordt de (financiële) keuzeruimte voor het bestuur beter in beeld gebracht. Voorts wordt de verplichtingen- en projectenadministratie verder verbeterd, zodat de budgethouders dagelijks beter inzicht hebben in de budgetten.

In 2021 is een nieuwe planning & control tool aangeschaft en geïmplementeerd. Met deze tool zijn we niet alleen in staat om het proces van totstandkoming van de planning & control documenten beter te laten verlopen, ook in de (digitale) vormgeving naar buiten toe maken we met deze documenten een professionaliseringsslag.

Het beleidskader voor inkoop en aanbesteding is geactualiseerd. Op basis hiervan wordt het contractmanagement en – beheer verder verbeterd, zodat de risico’s binnen dit aandachtsveld verkleind worden.

Rechtmatigheid en audits

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een jaar opgeschoven. Naar alle waarschijnlijkheid moeten colleges van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken van controlejaar 2022. Het uitstel betekent niet dat we stilzitten. Het controlejaar 2021 benutten we om zoveel mogelijk in de geest van deze nieuwe verantwoordingsmethode te werken. Samen met het auditcommittee zijn al de nodige stappen gezet in de voorbereiding. Begin 2022 wordt aan de raad het beleid, normenkader en de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid voorgelegd ter besluitvorming.

Juridische kwaliteitszorg

De beweging om formele bezwaren en klachten te verminderen, door juist aan de voorkant informele gesprekken en eventueel mediation in te zetten, heeft wederom positieve resultaten opgeleverd. Dit zal hierom in 2022 voortgezet worden.

Voorts zal in 2022 juridische kwaliteitszorg onderdeel vormen van de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en voorbereiding en uitvoering van besluiten.

Informatieveiligheid en privacy

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatieveiligheid en de veiligheid van verwerkingen met persoonsgegevens.

Vanaf 1 januari 2020 is de basis van deze informatieveiligheid vernieuwd en wordt gewerkt vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De acties worden vertaald naar jaarplannen op basis van prioriteit en risico’s voor de gemeente. Hierbij wordt samengewerkt met Equalit.

Ook op het gebied van privacy wordt samengewerkt met Equalit, en daarnaast ook met 5 gemeenten in de regio West-Brabant waarmee de gemeente Steenbergen ook samenwerkt voor de functionaliteit Functionaris gegevensbeheer.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is ook van toepassing bij verwerking van strafrechtelijke gegevens, waarmee Boa’s van Leerplicht, Handhaving en Openbare Veiligheid en van de Participatiewet te maken hebben. Dit krijgt in 2022 nadere aandacht voor wat betreft audits en werkprocessen.

Voor het implementeren van de AVG wordt aangesloten op de werkprocessen van de verschillende teams. Daarbij wordt één centraal Register van Verwerkingsactiviteiten voor de gemeente Steenbergen gerealiseerd, waarbij aandacht is voor risicotaxaties.

Privacy en informatieveiligheid zijn opgenomen in het in ontwikkeling zijnde digitale leersysteem voor zowel nieuwe als huidige medewerkers, om zodoende bewustzijn en kennis over deze onderwerpen te vergroten.