Paragraaf bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de belangrijkste ontwikkelingen en de stand van zaken binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Organisatieontwikkeling

Om beter te kunnen inspelen op de veranderingen in de samenleving, de inhoudelijke ambitie van de gemeenteraad, en de veranderde rol van de gemeentelijke overheid is de transitie van de organisatie ingezet.

Het raadsakkoord Aan de Slag! (mei 2019) geeft aan: “Ons gemeentelijk apparaat moet kwalitatief, effectief en efficiënt zijn ingericht; daar is een cultuurverandering voor nodig.”

De vastgestelde organisatievisie is richtinggevend. De transitie beoogt een gezonde balans tussen de ambitie, de benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) en het geld (de beschikbare budgetten).

In 2020 is een grote stap gemaakt voor het op orde krijgen van de personele formatie. Dit is echter een traject van meerdere jaren. Door de huidige arbeidsmarkt zijn sommige relevante functies moeilijk invulbaar. Deze trend zal zich naar verwachting in 2021 voortzetten. Ook is soms een tijdelijke kwalitatieve impuls nodig voor een primair werkproces of project. In deze gevallen blijft inhuur van belang om zorg te dragen voor continuïteit van werkprocessen en kwaliteit van resultaten. In het begin van de transitieperiode 2020-2023 zal nog een piek in inhuur zijn, om vervolgens af te nemen ten gunste van de vaste formatie.

Incidentele middelen worden ingezet voor strategisch personeelsbeleid, waaronder de in november 2019 vastgestelde vitaliteitsregeling. Medewerkers kunnen zich hiervoor inschrijven tot en met 2021. De personele vraagstukken worden bezien in samenhang met regionale samenwerkingsmogelijkheden en de verbetering van de interne processen en informatievoorziening. Een belangrijke voorwaarde hiertoe is de verdere digitalisering ervan.

De gemeenteraad heeft met de vaststelling van de begroting 2020 voor de jaren 2020 – 2023 een bestemmingsreserve Transitie Organisatie vastgesteld. Het benutten van de reserve gaat in 2021 gepaard met verdere afbouw van kosten voor advies en inhuur, met de bedoeling om meer in eigen huis te doen. Tevens zijn inverdieneffecten voorzien door onder meer optimalisering en digitalisering van processen.

Om het verloop van de reserve transitie organisatie te volgen, zowel financieel als ook kwalitatief, is een monitor opgesteld. In de monitor wordt zichtbaar gemaakt hoe het staat met de benutting van de reserve transitie organisatieontwikkeling, en worden de kwalitatieve doelstellingen van de organisatieontwikkeling gevolgd.

Reserve Transitie Organisatie verloop 2019 t/m 2023

Reserve Transitie Organisatie (vastgesteld in de PPN 2020)

Besteding 2019

Besteding 2020; peildatum
1-9-2020

Besteding 2021

Besteding 2022

Besteding 2023

Stand reserve ultimo 2023

Frictiekosten a.g.v. strategisch P-Beleid

680.750

-95.787

-188.062

-

-

-

396.900

Incidentele knelpunten organisatie

351.500

-247.382

-68.726

-

-

-

35.392

Vitaliteitsregeling

370.000

-

-

-

-

-

370.000

Overbrugging transitieperiode

529.000

-

-172.000

-

-

-

357.000

Stelpost niet voorziene frictie

150.000

-

-

-

-

-

150.000

Projectkosten begeleiding

180.000

-

-54.500

-

-

-

125.500

Totaal

2.261.250

-343.169

-483.288

-

-

-

1.434.792

Toelichting besteding 2020:

  • Frictiekosten a.g.v. strategisch P-beleid: dit betreft de kosten van de maatregelen vanuit het strategisch personeelsbeleid voor extra inhuur van een financieel adviseur, tijdelijke aanvulling loonkosten P&O adviseur en tijdelijke aanvulling loonkosten van de kabinetchef.
  • Incidentele knelpunten organisatie: dit betreft de kosten in verband met impuls informatiebeveiliging en privacybeheer.
  • Overbrugging transitieperiode: dit betreft de extra loonkosten in verband met de transitie van de organisatie.
  • Projectkosten begeleiding: dit betreft de kosten voor de projectbegeleiding van de organisatieontwikkeling.

Dienstverlening

Kerngericht werken, participatie en de implementatie van de Omgevingswet vragen in 2021 allen aandacht voor de veranderende rol van de gemeente en haar medewerkers, en een cultuuromslag in werken en denken. Het gaat dan om een sterke dienstverlenende houding van medewerkers.

De Rijksoverheid stelt hoge eisen aan de digitalisering van gemeentelijke dienstverlening. De 'klant' moet producten digitaal kunnen afnemen, met aandacht voor hen die niet of minder digitaal vaardig zijn. Inspelen op de ontwikkelingen vraagt om digitalisering, om inzicht, om goede interne processen, om heldere communicatie en om ontwikkeling van vaardigheden en kennis van onze medewerkers. Om adequaat te reageren op de diverse ontwikkelingen en behoeften blijft de gemeente werken aan een eigentijdse dienstverlening.Gemeente Steenbergen heeft hiertoe de Visie Dienstverlening opgesteld. Deze is in 2020 uitgewerkt in een Uitvoeringsprogramma Dienstverlening 2020-2023. Hiervoor is een budget opgenomen van € 60.000,- structureel in de begroting. Houding en gedrag en digitalisering zijn belangrijke aspecten van aandacht in 2021. Tevens zal in 2021 werk gemaakt worden van het beter kunnen volgen van de kwaliteit van dienstverlening, zodat het bestuur beter in positie komt om eventueel bij te sturen.

ICT

De migratie van de ICT-omgeving van Steenbergen naar de (lichte) Gemeenschappelijke Regeling samenwerking ICT (Equalit) heeft plaatsgevonden in mei 2020. Deze samenwerking zal onder meer bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit van onze processen en informatievoorziening, de vermindering van de kwetsbaarheid van onze organisatie, en aanbestedingsvoordelen op het gebied van ICT. Tevens zullen de Equalit-gemeenten gezamenlijk optrekken in de innovatie op het gebied van digitalisering van informatievoorziening.

In 2020 is een meerjarige plan van aanpak opgesteld, om de digitale infomatievoorziening en -uitwisseling op een eigentijds niveau te krijgen. Deze wordt afgestemd met de zogenaamde ‘roadmap’ van Equalit. Doel is om de digitale gegevens meer te gebruiken zodat de kwaliteit van onze dienstverlening en bedrijfsvoering verbetert.

Hierbij wordt aandacht gegeven aan digitale bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid, digitale vaardigheden van de medewerkers, digitale dossiervorming, digitale werkprocessen, datagericht werken, en de doorontwikkeling naar een eigentijds applicatielandschap. In 2021 zal met name aandacht zijn voor de monitor sociaal domein, aanbesteding van een applicatie voor toezicht, vergunningverlening en handhaving, zaakgericht werken, en een eenvoudigere en praktisch werkbare P&C-tool om integraal en in samenwerking de P&C documenten samen te stellen. 

Huisvesting

Tijdens de periode van Corona is de bezetting van met name het gemeentehuis aanzienlijk lager, doordat medewerkers veel meer vanuit huis werken via digitale voorzieningen. De vraag is of deze manier van werken zich zal voortzetten na de Coronaperiode. Het ‘nieuwe normaal’ zal bezien worden op werkbaarheid, effectiviteit en doelmatigheid.

Beveiliging

Naar aanleiding van een aantal incidenten bij gemeentelijke accommodaties is de huidige beveiliging van gemeentelijke accommodaties in kaart gebracht. Geconcludeerd is dat er al veel geregeld is omtrent de beveiliging van de betreffende accommodaties en de veiligheid voor de medewerkers en bezoekers, maar dat het aanbrengen van verbeteringen wenselijk is om aan de hedendaagse eisen te kunnen voldoen. Voor het gemeentehuis en Vraagwijzer is ook gekeken naar de inzet van fysieke beveiliging en de wijze waarop hier invulling aan gegeven zou kunnen worden. Voor technische maatregelen, zoals vervangen of aanbrengen van inbraakdetectie, toegangscontrole en camera’s, is een investeringsbedrag opgenomen in de begroting 2021. Voor de fysieke beveiliging van het gemeentehuis is een verantwoord niveau van beveiliging bepaald. Hiervoor is een structureel bedrag opgenomen, zodat voor deze dienst een nieuwe aanbesteding kan plaatsvinden.

Financiën, planning en control

We werken aan de verbetering van de planning en control documenten, zodat de kaderstellende en controlerende rol van de raad beter ondersteund wordt.

Op basis van het raadsakkoord “Aan de Slag!” zijn in de begroting 2021 voor elk programma de wenselijke maatschappelijke effecten gedefinieerd. De doelen voor de kortere termijn, die bijdragen aan het verkrijgen van het maatschappelijke effect, zijn beschreven. Vervolgens zijn weergegeven de acties of maatregelen die we inzetten om die doelen, en uiteindelijk het maatschappelijk effect, te behalen. De mate waarin we het wenselijke maatschappelijke effect benaderen, wordt gevolgd door de (effect)indicatoren. De komende periode zal vooral benut worden om de streefwaarden per indicator te bepalen, en te volgen.

Om de begroting inzichtelijker te maken is gewerkt aan een dashboard op productniveau. Deze wordt in 2021 verder verfijnd. Hiermee zal de (financiële) keuzeruimte voor het bestuur beter in beeld gebracht worden. Voorts wordt de verplichtingen- en projectenadministratie verder verbeterd worden, zodat de budgethouders dagelijks beter inzicht hebben in de budgetten.

Samen met het auditcommittee is geconcludeerd dat we met de uitwerking van maatschappelijke effecten en indicatoren een goede basis leggen voor het versterken van de rol van de raad.

Tevens zullen interne audits meer en meer onderdeel worden van de reguliere werkzaamheden. Ook wordt een andere applicatie aangeschaft voor het produceren van de planning en control-documenten, zoals bijvoorbeeld de tussenrapportage en de begroting.

Rechtmatigheid en audits

De interne controlewerkzaamheden (audits) worden zoveel mogelijk met de reguliere werkprocessen geïntegreerd.

Vanaf het boekjaar 2021 moeten colleges van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken. Nu is het zo dat externe accountants bij de jaarrekening van een gemeente een controleverklaring verstrekken met een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Op basis van de interne controlewerkzaamheden zal het college over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording ondertekenen (en niet de accountant) op basis van de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden. Deze verantwoording wordt opgenomen in de jaarstukken 2021. Wat dit betekent voor de rol van de auditcommittee, de rol van het college en de invulling van de interne controle in de lijn zal blijken in 2021. Ter voorbereiding op een eigen rechtmatigheidsverantwoording wordt het boekjaar 2020 benut om te bezien hoe het college het beste vorm kan geven aan de toetsing van de rechtmatigheid.

Juridische kwaliteitszorg

De beweging om formele klachten te verminderen, door juist aan de voorkant de inzet van informele gesprekken en mediation, heeft positieve resultaten opgeleverd. Dit zal hierom in 2021 voortgezet en versterkt worden.

Voorts zal juridische kwaliteitszorg onderdeel gaan vormen van de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en voorbereiding en uitvoering van besluiten.

Informatieveiligheid en privacy

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatieveiligheid. Vanaf 1 januari 2020 is de basis van deze informatieveiligheid vernieuwd en wordt gewerkt vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De acties worden vertaald naar jaarplannen op basis van prioriteit en risico’s voor de gemeente. Hierbij wordt samengewerkt met Equalit.

Ook op het gebied van privacy wordt samengewerkt met Equalit. Bij de aanschaf van applicaties wordt uitgegaan van het principe ‘privacy by design’. Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In 2020 is vooral de aandacht is gericht op de toepassing van een zogenaamde ‘DPIA’ (Data Protection Impact Assessment). Dit is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen, en is gewerkt aan het bewustzijns- en kennisniveau op het gebied van informatieveiligheid en privacy. In 2021 worden bij de verschillende teams per proces de privacy-aspecten in beeld gebracht en waar nodig verbeterd.