3. Van Ambitie naar Actie

Binnen dit programma valt de volgende collegeprioriteit:

  • Prioriteit Organisatieontwikkeling

In dit hoofdstuk wordt voor deze collegeprioriteit aangegeven welke nieuwe acties door het college worden uitgevoerd.

Prioriteit Organisatieontwikkeling

Voor het realiseren van onze ambities is een heldere organisatiekoers, heroriëntatie op de kwaliteit en omvang van de formatie en optimalisatie van werkprocessen en organisatiestructuur nodig. Werken vanuit de bedoeling is en blijft een belangrijk uitgangspunt. Evenals de juiste mensen op de juiste plek de juiste dingen laten doen. Hiermee zijn we in 2018 begonnen met de transitie van onze organisatie. Corona gooide echter ook op dit gebied roet in het eten. Inmiddels kampen we met meerdere grote crises, die vragen om een nieuw evenwicht tussen onze crisisbeheersing, dagelijkse taken en onze ambities.

Het adviesbureau Seinstra & Partners heeft een interne analyse uitgevoerd om goed in beeld te krijgen waar de organisatie nu staat en wat er nodig is om dit evenwicht te realiseren. Hierdoor is inzichtelijk geworden hoe de ontwrichting was ontstaan die zich zowel intern als extern liet voelen. De resultaten van deze ophaalsessies, alsmede het nieuwe raadsakkoord, zijn input voor de lopende doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie tot een wendbare en adaptieve organisatie. Dit is een organisatie die zich snel kan aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en in staat is de opgaven waar onze gemeente voor staat op een effectieve en efficiënte manier te realiseren.

Daarbij richten wij ons op vier doelen:

- Verbeteren samenspel Raad-College-Ambtelijke Organisatie

- Opzetten van een ontwikkelorganisatie

- Doorontwikkelen van de bedrijfsvoering

- Herinrichting gemeentehuis

Spoor 1. Verbeteren samenspel Raad-College-Ambtelijke Organisatie

Voor het verbeteren van het samenspel Raad-College-Ambtelijke organisatie gaan we met elkaar in gesprek; dit in lijn met de nieuwe wijze van sturing in de organisatie.

Nieuwe actie voor 2023 is:

  • Wij werken de concrete resultaten uit in spelregels over rollen, samenwerking en communicatie.

Spoor 2. Opzetten van een ontwikkelorganisatie

Voor het opzetten van een ontwikkelorganisatie wordt in 2022 een nieuw inrichtingsplan opgesteld. Hierin is specifieke aandacht voor een organisatiedeel waar bestuurlijk gevoelig & maatschappelijk complexe projecten aangestuurd en uitgevoerd worden. Om de doorontwikkeling te verstevigen zullen onderwerpen zoals cultuur, strategisch vermogen en positionering van onze gemeente in de regio een prominente plaats hebben. Hierbij is de strategische HR agenda ondersteunend.

Nieuwe acties voor 2023 zijn:

  • Wij geven uitvoering aan in het in 2022 vastgestelde inrichtingsplan voor de ontwikkelorganisatie. Het huidige functiegebouw wordt waar nodig hierop afgestemd;
  • Wij ontwikkelen een visie op de positionering van Steenbergen in de regio;
  • Wij geven uitvoering aan de strategische HR agenda door:
    - Het opstellen en uitvoeren van een strategische personeelsplanning;
    - Het opstellen en uitvoeren van beleid gericht op het verder professionaliseren van werving en selectie en arbeidsmarktprofilering;
    - Het opstellen en uitvoeren van een strategische opleidingsplan.

De onderwerpen van de strategische HR agenda worden verder toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Spoor 3. Doorontwikkelen van de bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan het werken en denken vanuit de bedoeling. We ontwikkelen de bedrijfsvoering door naar een professioneel organisatieonderdeel dat processen, procedures, administratie en systemen ontwikkelt en verbetert en data gebruikt die helpend zijn voor ons en onze inwoners.

Nieuwe acties voor 2023 zijn:

  • Wij ronden het lopende traject basis op orde af;
  • Wij formuleren bedrijfsvoeringskaders en de beweging die we daarop gaan maken;
  • Wij zetten in op het verbeteren van de validiteit en accuraatheid van de bedrijfsvoeringsdata van vooral financiën en HR;
  • Wij onderzoeken hoe we onze inkoop- en aanbestedingsfunctie kunnen professionaliseren;
  • Wij vereenvoudigen de P&C cyclus;
  • Wij onderzoeken hoe we een programma- en projectenadministratie op kunnen zetten en voeren dit in;
  • Wij lichten onze processen en werkinstructies door. Vervolgens passen we deze aan waar nodig;
  • Wij stellen een plan datamanagement & analyse op over hoe en welke data we kunnen gaan gebruiken ter ondersteuning van de maatschappelijke opgaven.

Het onderwerp datamanagement & analyse wordt verder toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Spoor 4 Herinrichting gemeentehuis

De raad heeft in de vorige bestuursperiode een voorzet gedaan voor de herinrichting van de raadszaal. Dit heeft een schetsplan opgeleverd, maar nog geen plan van aanpak of aanbestedingsdocument. De raad heeft hierbij aangegeven de mogelijkheden te onderzoeken om meer “het gezicht van Steenbergen” in de raadzaal te brengen. Dit betekent het creëren van een moderne vergaderruimte waar indien mogelijk ook andere activiteiten plaats kunnen vinden en aansluit bij het “huis van de gemeente”.

Begin 2022 zijn we als gemeentelijke organisatie een onderzoek gestart om de huisvesting aan te laten sluiten op organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen. Hierin hebben we de motie Verhuizing Vraagwijzer meegenomen. De eerste studie laten zien dat dit tot de mogelijkheden behoort. Het dienstverleningsconcept sluit aan bij de ontwikkelingen in onze gemeente en organisatie. Belangrijke onderdelen zijn andere vormen van samenwerken, meer projectmatig- en kerngericht werken, participatie, en slimmer ruimte -en energiegebruik. Wij leggen begin 2023 een herinrichtingsplan voor het gemeentehuis voor aan de raad. Hierin staat het toekomstig gebruik en de beleving van het huis van de gemeenschap centraal staat.

Concrete actie voor 2023 is:

  • Wij ronden het onderzoek naar de herinrichting van het gemeentehuis af.