Wat zijn onze opgaven?

Vanuit de ambities in het Interbestuurlijk Programma (IBP) en ons raadsprogramma zijn de volgende opgaven te herleiden:

Toekomstvisie

Ontwikkelingen in onze samenleving gaan snel. Er is behoefte aan een toekomstperspectief dat richting kan geven aan het gemeentelijk beleid en de opgaven waarvoor wij ons gesteld zien, met aandacht voor de verscheidenheid van de diverse gemeenschappen. Maar vooral ook een perspectief dat een breed draagvlak heeft onder inwoners en ondernemers. We willen dat zij zich betrokken voelen bij de gemeenschap waar zij deel van uit maken, en samen werken aan een sterke samenleving.

Daarom gaan inwoners en ondernemers een Toekomstvisie opstellen, met steun van de gemeente. Doel is te komen tot een korte en krachtige tekst, met bijhorend beeld (en geluid), en een herkenbare communicatielijn, die de komende jaren bruikbaar is in opgaven, vervolgprojecten en participatietrajecten. De Toekomstvisie dient als basis voor de lokale implementatie van de Omgevingswet en geeft richting aan de transformatieopgave in het Sociaal Domein, de opgave Leefbaarheid & Kernen, het Marketing & Promotieplan en positionering van de gemeente in de regio.

Dienstverlening

De Rijksoverheid stelt hoge eisen aan de digitalisering van gemeentelijke dienstverlening. Inwoners en ondernemers moeten producten digitaal kunnen afnemen. De technologische mogelijkheden veranderen snel. Inwoners en ondernemers hebben verschillende verwachtingen, willen zelf hun zaken regelen, hun informatiekanaal kiezen, ook buiten de kantooruren. De verwachting is dat gemeenten meegaan in deze ontwikkeling, met aandacht voor de inwoners die niet of minder digitaal vaardig zijn.

De ingezette digitalisering van dienstverlening zal de komende periode worden voortgezet, bijvoorbeeld door digitalisering van formulieren die bereikbaar zijn via de website van de gemeente.

Dienstverlening beperkt zich niet tot de diensten aan de balie van het gemeentehuis. Alle medewerkers dragen hun steentje bij aan de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, instellingen en bezoekers. Bij het verlenen van vergunningen, bij het beheer van de openbare ruimte, bij de uitvoering van de zorgtaken, maar ook de interne ondersteuning door en voor onze collega’s. Dat doen we via verschillende kanalen, via direct persoonlijk contact, via de telefoon, brieven, mailberichten, de website en social media.

Diverse ontwikkelingen stellen andere eisen aan dienstverlening. Bijvoorbeeld de komst van nieuwe medelanders , en ook de nieuwe wetgeving op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Inspelen op de ontwikkelingen vraagt om vergaande digitalisering en om de ontwikkeling van vaardigheden van onze medewerkers. Om adequaat te reageren op de diverse ontwikkelingen wordt de visie op dienstverlening geactualiseerd en een uitvoeringsplan gemaakt om de dienstverlening verder te verbeteren.

Organisatieontwikkeling

Met de organisatieontwikkeling beogen we een op de samenleving gerichte organisatie te creëren die wendbaar en betrokken is. Dit sluit aan op de ambities van het raadsprogramma Gewoon Samen Doen! Met ingang van 1 mei 2018 wordt gewerkt vanuit de nieuwe organisatiestructuur. De formele regelingen zijn hierop aangepast. De managementfuncties zijn per 1 juli 2018 ingevuld.

In 2018 is een scan / benchmark van de personele formatie uitgevoerd, en afgezet tegen de ambities van het raadsprogramma. Hieruit komt naar voren dat er een disbalans is, vooral op kwaliteit. De ambtelijke capaciteit zal hierom moeten transformeren. Een instrument dat hiervoor wordt ingezet is onder meer het in 2018 gestarte proces van strategische personeelsplanning . We streven naar een gezonde balans tussen de ambitie, de benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief), en de kosten.

De personele vraagstukken worden bezien in samenhang met regionale samenwerkingsmogelijkheden en de verbetering van de interne processen en informatievoorziening. Een belangrijke voorwaarde hiertoe is de verdere digitalisering ervan. In de Perspectiefnota 2019 werd al ingegaan op de samenwerking op het gebied van ICT, met een raming van de benodigde investering. Deze samenwerking zal onder meer bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit van onze processen en informatievoorziening, en de vermindering van de kwetsbaarheid van onze organisatie.

Een aantal aspecten is nu al duidelijk en blijft de winkel open tijdens de verbouwing. Dit vereist een aantal maatregelen. De volgende maatregelen zijn verwerkt in de begroting 2019:

  • In de Perspectiefnota 2019 is voor de doorontwikkeling van de organisatie € 200.000,- beschikbaar gesteld om verder te investeren in de verbetering van de bedrijfsvoering, met name op het gebied van financiën en P&O. Dat moet leiden tot het wegwerken van achterstanden, een betere sturing op inzet van onze capaciteit en het beter inrichten en stroomlijnen van de processen.
  • Investeren in kwaliteit door opleiden/trainen van medewerkers. Bij de verdere doorontwikkeling behoort een opleidingsbudget dat tenminste op een marktconform percentage van de loonkosten zal uitkomen. In 2019 zal gebruikt gemaakt worden van het eenmalige organisatieontwikkelingsbudget. Zoals aangegeven in de Perspectiefnota 2019 zal vanaf 2020 het huidige opleidingsbudget via een groeimodel bijgestuurd worden door een extra jaarlast van € 25.000,- in 2020, € 50.000,- in 2021 en € 75.000,- in 2022.
  • Invulling op specifieke taakvelden. Het is nog onvoldoende duidelijk of de disbalans via de Strategische personeelsplanning oplosbaar is. Daarbij is het niet op voorhand aan te geven wat in de verschillende individuele situaties de doorlooptijd zal zijn. Echter op basis van de actualiteit en de ambitie van het raadsprogramma is het wenselijk om op de volgende aandachtsgebieden nu al extra formatie in te vullen: duurzaamheid, leefbaarheid en kernen en openbare orde en veiligheid. Het gaat dan om € 180.000,-.

De volgende maatregelen worden voorzien, maar zijn nog onvoldoende duidelijk om deze een concrete vertaling te geven in de begroting. Deze zijn daarom als pro memorie opgenomen:

  • Om de organisatie toekomstbestendig en vitaal te houden wordt bezien welke individuele of collectieve maatregelen hieraan kunnen bijdragen. Bijvoorbeeld een uitstroomregeling voor medewerkers die eerder willen stoppen met werken kan bijdragen aan het kunnen werven van nieuwe medewerkers met de wenselijke competenties. Zodra de (kwalitatieve) analyse en de consequenties van dit soort maatregelen inzichtelijk zijn en er additioneel middelen benodigd zijn, komt het college met een voorstel naar de gemeenteraad.
  • Op dit moment zijn er op diverse taakvelden knelpunten in de capaciteit, die voortkomen uit de hiervoor genoemde disbalans en het Inter Bestuurlijk Programma (extra taken). Voor deze laatste zijn in de maartcirculaire voor het meerjarenperspectief gelden beschikbaar gesteld door het rijk. Deze zijn echter nog niet voor deze formatie beschikbaar gesteld omdat in eerste aanleg deze gelden benut zijn om de tekorten in het sociaal domein op te vangen. Het is nog onvoldoende duidelijk of de disbalans op de bedoelde taakvelden via de Strategische personeelsplanning oplosbaar is binnen het bestaande personeelsbestand. De huidige inzichten geven aanleiding om een kwalitatieve slag te maken door een tijdelijke uitbreiding van de formatie op een aantal taakvelden. Door de voorziene transformatie van het personeelsbestand kan op middellange termijn deze extra formatieruimte wellicht weer komen te vervallen. Zodra hier duidelijkheid over is, komt het college met een voorstel naar de gemeenteraad.

Het pakket aan maatregelen moet op termijn leiden tot een efficiëntere en effectievere manier van werken. Dit brengt op termijn voordelen met zich mee, op sommige onderdelen ook financieel. Het ligt in onze bedoeling deze voordelen voor de raad zichtbaar te maken . Financiële ruimte die daardoor eventueel vrijkomt kan anders worden ingezet.

Versterken rol van de raad

De gemeenteraad bepaalt op hoofdlijnen hoe zaken (beleidsmatig) in de gemeente aangepakt moeten worden, wat het mag kosten en controleert ook of het goed wordt uitgevoerd. De gemeenteraad houdt zich bezig met allerlei onderwerpen die voor de stad, de dorpen en de inwoners van belang zijn. De raad is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente.

De gemeenteraadsleden hebben drie belangrijke taken: het vertegenwoordigen van de inwoners van de gemeente Steenbergen, het bepalen van het beleid (kaders stellen) en de controleren of het college van B&W de afgesproken zaken goed uitvoert. De raad stelt ook het geld beschikbaar voor deze zaken.

De gemeenteraad van Steenbergen wil de eigen rol versterken. Dat doen we door de volgende onderwerpen op te pakken:

  1. De doorontwikkeling van de planning en control cyclus.
  2. Een plan van aanpak voor de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing.

In deze raadsperiode gaan we kijken wat er nodig is om bij de volgende verkiezingen een raadsbreed programma op te stellen waar de hele raad achter kan staan.